The Demo Site

1. Pentingnya Pengendalian Intern
Pengurus (manajemen puncak) koperasi sangat berke­pentingan memastikan bahwa aktivitas yang dilaksanakan oleh para manajer dan para personel (karyawan) berjalan sebagaimana mestinya, sehingga tujuan yang ditetapkan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Oleh karena itu, pengurus sangat perlu melakukan pengawasan atau pengendalian atas aktivitas bawahannya. Pengendalian sangat penting agar kesalahan dan penyimpangan yang terjadi tidak berlangsung lama, segera dapat diatasi, agar tujuan tetap dapat dicapai. Karena itu pula, fungsi pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen, yang tidak dapat dipisahkan dari fungsi manajemen yang lain(perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan).

Luasnya kegiatan usaha koperasi mengakibatkan pengurus (manajemen puncak) tidak dapat mengawasi atau mengendalikan secara langsung seluruh kegiatan atau aktivitas koperasi. Untuk itu, pengurus harus mendesain dan membangun suatu sistem pengendalian yang memadai. Salah satu pengendalian yang perlu dibangun adalah pengendalian intern. Pengendalian intern berkaitan dengan upaya meningkatkan keandalan informasi akuntansi yang disajikan dalam laporan keuangan, dan kepatuhan para manajer dan personel terhadap ketentuan-ketentuan yang berlaku, serta mendorong peningkatan efisiensi dan efektivitas.

Peningkatan keandalan informasi akuntansi yang tersaji dalam laporan keuangan sangat penting artinya bagi pengurus, karena semua aktivitas operasi koperasi akan berdampak pada keuangan, dan karena itu akan tercermin dalam laporan keuangan. Laporan keuangan mempunyai dua fungsi pokok. Pertama sebagai media pertanggungjawaban pengurus kepada anggota dan kreditur, yang menanamkan atau menginvestasikan modalnya di koperasi. Kedua, laporan keuangan merupakan informasi penting bagi pengurus dalam perencanaan dan pengambilan keputusan manajerial. Bilamana informasi akuntansi dalam laporan keuangan tidak handal, dapat dipastikan bahwa penilaian kinerja pengurus oleh anggota dan kreditur juga tidak akan handal, dan keputusan manajerial yang didasarkan atas laporan keuangan juga menjadi tidak handal. Oleh karena itu, adalah sangat penting bagi pengurus untuk mende­sain dan membangun pengendalian intern yang memadai, serta mengimplementasikannya dengan baik dan sungguh-sungguh.

2. Pengertian Pengendalian Intern
Pengertian pengendalian intern telah mengalami perubahan sesuai dengan perkembangan dunia bisnis. Pertama pengendalian intern, disebut sebagai sistem pengendalian intern, dan didifinisikan sebagai rencana organisasi dan semua sistem dan prosedur serta ketentuan yang terkoordinasi, yang dianut oleh suatu organisasi untuk menjamin keamanan harta kekayaan organisasi, keakuratan data akuntansi, mendorong peningkatan efisiensi dan efektivitas, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengertian ini membagi sistem pengendalian menjadi pengendalian adminis­tratif, dan pengendalian akuntansi. Pada dekade 1980-an, muncul, istilah baru, yakni struktur pengendalian intern, yang mendifinisikan sebagai kebijakan dan prosedur yang dijalankan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan, yakni; (a) keandalan informasi laporan ke­uangan, (b) kepatuhan terhadap peraturan dan ketentuan per­undang-udangan, dan (c) efektivitas dan efisiensi. Pengertian ini tidak membedakan pengendalian administrasi dan pengendalian akuntansi tetapi lebih menekankan pada elemen pengendalian intern, yakni lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan.

Memasuki abad 21, sebutan sistem dan struktur dihilangkan, hanya tinggal sebutan pengendalian intern, yang didifinisikan se­bagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris (penga­was pada koperasi), manajemen (pengurus dan manajer/ direksi), personel organisasi (koperasi/ perusahaan), yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan organisasi: (a) keandalan pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Pengertian terakhir ini relatif sama dengan pengertian yang kedua. Buku pedoman ini mengacu pada pengertian yang terakhir ini. Dari pengertian pengendalian intern tersebut di atas, terdapat beberapa konsep dasar sebagai berikut:

1). Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai suatu proses, pengendalian intern bu­kanlah tujuan, tetapi merupakan rangkaian tindakan yang per­pasiv, dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari infra­struktur organisasi, bukan sekedar pelengkap organisasi.

2). Pengendalian intern dijalankan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya sekedar kebijakan, dan formulir-formulir, tetapi dijalankan, mulai dari pengawas, manajemen puncak sampai pada personel pelaksana pada setiap jenjang organisasi.

3). Pengendalian intern diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak. Pengen­dalian intern mengandung keterbatasan yang dapat menim­bulkan risiko bawaan, yang melekat pada setiap unsurnya, serta selalu mempertimbangan azas biaya dan manfaat (cost and benefit) dalam pencapaian tujuan pengendalian intern, sehingga tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.

4). Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tiga golongan tujuan yang saling terkait, yakni keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, serta efektivitas dan efisiensi operasi.

3. Tujuan Pengendalian Intern
Dalam pengertian pengendalian intern telah dinyatakan tujuan pengendalian intern, yakni:
1). Keandalan informasi dalam pelaporan keuangan,
2). Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
3). Peningkatan efektivitas dan efisiensi operasi.

Keandalan informasi akuntansi, adalah keakuratan data akun­tansi yang disajikan dalam laporan keuangan. Pengendalian intern dapat meningkatkan keandalan data akuntansi, karena setiap tran­saksi keuangan diproses melalui sistem dan prosedur yang meli­bat­kan paling tidak tiga personel, antara lain adalah pemegang otorisasi, pelaksana transaksi, dan yang melaksanakan pencatatan dan pelaporan (akuntansi). Dengan demikian, semua transaksi akan terpertanggungjawabkan, karena ada personel yang diberi wewenang untuk mengotorisasi, dan semua transaksi akan tercatat, karena ada personel yang berwenang untuk mencatat, dan melaporkannya dalam laporan keuangan.

Koperasi atau organisasi berada dalam lingkungan suatu negara, yang operasinya diatur oleh hukum (undang-undang) dan peraturan-peraturan lain. Peraturan dan hukum tersebut mencakup aspek operasi dan administrasi. Semua peraturan, dan hukum harus menjadi acuan oleh pengawas, pengurus, manajer dan personel, agar koperasi tidak menanggung risiko. Pengen­dalian intern akan menegaskan kebijakan manajemen yang mesti dipatuhi, kebijakan mana selalu memperhatikan aspek peraturan dan hukum yang berlaku.

Pengendalian intern mengatur aktivitas operasi sedemikian rupa, yang dimulai dengan perencanaan kegiatan dan penyusunan budget, penetapan sistem dan prosedur operasi. Setiap kegiatan operasi diarahkan untuk mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur yang ditetapkan. Kepatuhan terhadap sistem pengen­dalian item, berarti mematuhi rencana, budget, sistem dan prosedur, sehingga mendorong tercapai efektivitas dan efisiensi.

4. Penanggung Jawab Pengendalian Intern
Seluruh stakeholders koperasi sangat berkepentingan dengan pencapaian tujuan koperasi, oleh karena itu pada dasarnya semua stakeholders bertanggungjawab atas implementasi pengendalian intern yang memadai di koperasi. Namun yang paling bertang­gungjawab pihak internal koperasi, yakni pengawas, manajemen (pengurus dan manajer/direksi), dan personel (karyawan), dan internal auditor, jika ada.

1). Pengawas. Pengawas bertanggungjawab untuk menganalisis dan memas­tikan apakah pengurus, termasuk manajer/direksi meme­nuhi tang­gungjawab mereka dalam mengembangkan dan meng­imple­mentasikan pengendalian intern yang memadai pada kope­rasi. Bilamana pengurus tidak memenuhi tanggung­ja­wabnya, maka pengawas berkewajiban memberikan re­komen­dasi, agar tanggungjawab tersebut dipenuhi seba­gai­mana mestinya.

2). Pengurus, Manajer/Direksi. Pengurus, termasuk manajer/direksi yang merupakan ma­na­jemen puncak koperasi bertanggungjawab mengembangkan dan mengimplementasikan pengendalian intern koperasinya secara efektif. Ketua bertanggungjawab menciptakan atmosfir pengendalian ditingkat mariajemen puncak, agar kesadaran pentingnya pengendalian tumbuh diseluruh jajaran organisasi. Bendahara bertanggungjawab agar semua komponen pengen­dalian terimplementasi dalam pengelolaan keuangan koperasi, sehingga tumbuh kepercayaan bahwa keuangan koperasi dike­lola dengan aman, teratur dan terencana dengan baik, sehingga koperasi terhindar dari risiko keuangan yang tidak diinginkan. Di samping itu, bendahara juga bertang­gungjawab dalam pe­man­tauan pelaksanaan sistem akuntansi, sehingga menjamin keakuratan data akuntansi, mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Sekretaris ber­tanggungjawab dalam mengim­plementasikan pengendalian intern yang berkaitan dengan fungsi kesekretarisan, administrasi, kepegawaian, pengelolaan aktiva tetap dan kerumahtanggaan koperasi. Manajer/direksi bertanggung jawab mengimplementasikan pengendalian dalam setiap pengambilan keputusan operasi, pemberian otorisasi transaksi, dan membantu pengurus menciptakan atmosfer yang mendorong setiap personel mematuhi pengendalian intern.

3). Auditor Intern. Bilamana koperasi memilih fungsi auditor intern, maka personel auditor intern bertanggungjawab mengevaluasi efektivitas atau memadai tidaknya pengendalian intern yang ada, dan mem­beri­kan rekomendasi kepada pengurus dan manajer bilamana ti­dak lagi memadai. Namun tanggungjawab untuk melakukan pe­rubahan terletak ditangan pengurus, bukan pada auditor intern.

4). Personel Koperasi. Setiap personel koperasi bertanggungjawab dalam mengimple­mentasikan pengendalian intern dengan semestinya, dengan men­jalankan praktik yang sehat, serta saling menginformasikan atau mengkomunikasikan informasi yang dihasilkan pengen­da­lian intern secara baik. Misalnya, bilamana terdapat ketidak­pa­tuhan atas kebijakan tertentu, maka setiap personel yang me­nge­tahui berkewajiban untuk mengkomunikasikannya pada manajemen yang bertanggungjawab untuk melakukan tindakan perbaikan.

Pihak ekstern yang merupakan bagian dari stakeholder yang ter­kait langsung dengan fungsi pengendalian intern adalah anggota (rapat anggota), dan auditor independen (akuntan publik). Anggota bertanggungjawab dalam mematuhi ketentuan, sistem dan prosedur bilamana berhubungan dengan koperasi. Kepatuhan ini telah meng­implementasikan pengendalian intern dengan baik. Pandangan untuk mengabaikan kebijakan, peraturan, sistem dan prosedur karena alasan anggota sebagai pemilik koperasi harus dihindari, jika tidak akan mendorong tidak berfungsinya pengendalian intern, yang pada akhirnya tujuan pengendalian intern tidak tercapai. Tanggungjawab lain anggota, adalah mem­berikan rekomendasi kepada pengurus bilamana menemukan praktik-praktik tidak sehat dalam pengelolaan aktivitas koperasi.

Auditor independen atau auditor ekstern dalam proses audit atas laporan keuangan sa­ngat berkepentingan dengan pengen­da­lian intern, karena pengendalian intern yang memadai dapat membantu auditor mengurangi lingkup pengujian. Sebelum me­nen­­­tukan luasnya lingkup pengujian, auditor akan melakukan pe­ne­lahaan terhadap memadai tidaknya pengendalian intern yang ada. Dalam pro­ses penelahaan tersebut, kemungkinan akan dite­mukan kelemahan-kelemahan. Auditor bertanggung-jawab me­nyampaikan temuan kelemahan pengendalian intern tersebut dan rekomendasi perbaikannya kepada pengurus. Temuan dan reko­men­dasi ini biasa­nya disampaikan dalam bentuk management letter.

5. Keterbatasan Pengendalian Intern
Dimuka telah diungkapkan bahwa pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak kepada manajemen tentang pencapaian tujuan pengendalian intern itu sendiri, karena pengendalian mengandung keterbatasan bawaan. Keterbatasan yang dimiliki oleh pengendalian intern dijelaskan berikut ini:

1). Kesalahan dalam pertimbangan. Seringkali manajemen dan personel koperasi dapat salah dalam mempertimbangkan kepu­tusan bisnis yang diambilnya, karena keterbatasan infor­masi, waktu dan tekanan lain.

2). Gangguan. Gangguan dalam pengendalian yang telah dite­tapkan mungkin terjadi karena personel salah dalam memahami dan menafsirkan kebijakan, perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, kurangnya perhatian atau karena kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam per­sonel atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan dalam implementasi pengendalian intern untuk mencapai tujuannya.

3). Kolusi. Kolusi merupakan kerjasama yang dibangun oleh bebe­rapa personal untuk tidak mematuhi pengendalian intern, untuk tujuan mengambil keuntungan atau membobol kekayaan (ke­curangan) koperasi untuk keperluan pribadi. Kolusi meng­aki­batkan kecurangan yang dilakukan sulit terlihat dan diungkapkan, jika tidak dilakukan pemeriksaan yang seksama.

4). Pengabaian oleh pengurus (manajemen). Manajemen atau pe­ngurus dengan wewenang pengambilan keputusan yang ada pada mereka dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk mengambil keuntungan pribadi, penyajian laporan keuangan yang berle­bihan, dan kepatuhan semu. Misalnya, dalam pen­jualan aktiva tetap koperasi, pengu­rus tidak mema­tuhi perlelangan terbuka, tetapi melakukan lelang tertutup dengan tujuan agar aktiva tetap yang dilelang tersebut ja­tuh kepada mereka. Ini berarti bahwa kope­rasi kehi­lang­an kesempatan untuk mendapat pena­waran har­ga yang lebih tinggi. Contoh lain adalah, pengu­rus meng­abaikan penyisihan piutang tak ter­tagih dan pengakuan penurunan nilai perse­dia­an yang rusak, agar sisa hasil usaha (5HU) te­tap ting­gi (melakukan window dreshing), de­ngan tujuan agar bagian SHU untuk pengurus tetap tinggi.

5). Biaya dan manfaat. Adalah hal yang wajar dalam membangun dan mengimplementasikan pengendalian intern pengurus mem­pertimbangkan biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang diperoleh. Namun manfaat yang diperoleh dari pengendalian intern sulit diukur, karena umumnya bersifat kualitatif. Bilamana pengurus sangat mempertimbangkan biaya, tanpa memahami manfaat yang mungkin baru dapat diukur secara kualitatif, dapat mendorong pengurus untuk tidak mengembangkan pengenda­lian intern dengan baik.

Sence of control. Bilamana pengawas dan pengurus serta ma­najer/ direksi tidak memiliki sense of control yang memadai, akan men­dorong mereka untuk tidak mengembangkan dan meng­imple­mentasikan pengendalian intern dengan baik, dan mereka tidak akan menciptakan atmosfer pengendalian, yang dapat men­dorong seluruh personel organisasi peduli pada pengendalian intern.